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Viernes, 16 de noviembre de 2018
SOCIEDAD

12/2/2018

Cómo gestionar el proceso de implantación de un ERP

Redacción
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En la actualidad, son muchas las iniciativas que están mejorando la eficiencia de sus procesos comerciales y productivos mediante la implementación de un ERP para empresas. Este tipo de software permite integrar toda la información proveniente de los diferentes módulos para una ágil toma de decisiones.

Los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) intentan aportar una visión cenital de la organización, gestionando información específica y central que evita la redundancia de datos.

Los ERP están diseñados para que puedan adaptarse sin inconvenientes al tamaño de la organización, sin embargo, son muchos los factores a tener en cuenta de forma previa y durante la propia implantación, ya que este tipo de actuaciones tienen un profundo impacto tanto en la operativa de la empresa como en su propia cultura laboral.

Implicación corporativa

Ya se trate de directivos, mandos intermedios o empleados regulares, todas las piezas del engranaje que se vean afectadas por el alcance de la implementación deben aportar su experiencia y visión singular de la compañía.

Además, se requiere generar confianza entre los empleados para demostrar la efectividad del software y la conveniencia de su utilización para la mejora de sus acciones. De hecho, se ha determinado que este tipo de aplicaciones son  capaces de crear un ambiente de trabajo sistematizado, eficaz y más exacto.

Por tanto, es necesario concienciar a la plantilla de la importancia de la implantación y demostrar, si es necesario de forma práctica, las ventajas de trabajar con sistema integrado. De esta forma, se mitiga la actitud inicial negativa hacia el cambio.

La Importancia de los Keyusers

A propósito de la relevancia de la fuerza de trabajo en el proceso de implantación, los usuarios clave son aquellos que tienen un papel destacado dentro de sus departamentos.

Este tipo de posiciones no siempre se corresponden con las de mayor jerarquía, ya que en la realidad empresarial, suelen ser empleados de menor rango los que dominan las características organizativas de cada departamento.

Sea como sea, su papel dentro de un proceso de implantación es el de asesorar al consultor que está llevando a cabo la parametrización inicial, de manera que este pueda representar con la mayor fidelidad posible los procesos de negocio en el modelo informático.

Su especial conocimiento de la operativa le permite visualizar la nueva carga transaccional y detectar problemas en el modelado, tales como la falta de ciertos escenarios especiales.

Experiencia del equipo consultor

Obviamente, la pericia del equipo que llevé a cabo la implantación es un factor que puede determinar el éxito o el fracaso del proyecto. La experiencia y la frescura a la hora de proponer soluciones que contribuyan a reducir el impacto del cambio tecnológico suelen ser condicionantes básicos que influyen sobremanera en la marcha del proyecto.

En este sentido, los consultores más jóvenes tienen a centrarse en la fase de modelado sin tener en cuenta las implicaciones culturales y el entorno formativo necesario para conseguir la máxima aceptabilidad dentro de la organización.

Soluciones reales a problemas reales

A fin de ofrecer un producto más adaptado a las necesidades específicas de todos los tipos de industria, algunos desarrolladores prometen un enfoque sectorial que en ningún caso cumplen, ya que adaptan las funciones de su software estándar al ámbito de especialización del mandante.

En los ERPs de alta gama no suele darse este problema, ya que sus soluciones sectoriales sí que están diseñadas partiendo de la operativa concreta de cada industria, de manera que luego pueden integrarse a posteriori con los módulos horizontales y compartir información de forma integrada.

Por ello, y si el objetivo es realizar una inversión más discreta, lo mejor es optar por herramientas que ofrezcan amplias capacidades de adaptación.

Gestión del cambio

En los negocios, la elección del momento adecuado es vital, sobretodo cuando se trata de tomar decisiones que afecten la capacidad de gestión de la directiva.

Dado el impacto que tiene la implantación de un ERP en la forma de organizar los procesos de negocio, las compañías que deciden aventurarse suelen aprovechar la revisión tecnológica para introducir otros cambios profundos en la estructura organizativa. Por ejemplo, una empresa que acomete un proceso de reestructuración departamental puede elegir ese preciso momento para llevar a cabo cambios en su gestión informática.

Del mismo modo, la necesidad de implantar un ERP puede ser consecuencia de otro tipo de actuaciones de alto nivel, como la internacionalización o el lanzamiento de una nueva gama de productos.

En definitiva, son muchos los factores que pueden incidir en la balanza y tenerlos todos bajo control es tarea, principalmente, del equipo consultor, pero también requiere de un esfuerzo sin igual por parte de todos los empleados afectados y de la propia directiva. Por tanto, será necesario establecer un roadmap efectivo que no deje al azar ningún aspecto relevante para la implantación y para el posterior proceso formativo.

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